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Cédants et Repreneurs d'Affaires

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Contrôle des comptabilités informatisées

10 septembre 2013

Cette nouvelle disposition concerne les entreprises qui vont très surement en être informées par leur expert comptable.
Elle n'est donc pas à proprement parler
,
à rattacher à la transmission.
Toutefois, nous avons estimé opportun de la porter à la connaissance des repreneurs qui devront, dans le cadre de leur audit, s'assurer du respect de cette procédure mais également pour les cédants potentiels ou engagés dans des négociations afin que, dans le feu de l'action, ils n'oublient de mettre en place le nouveau dispositif.

DES PRECISIONS SUR LE FORMAT DU FICHIER DES ECRITURES COMPTABLES (ARRETE DU 29 JUILLET 2013)

Un arrêté du 29 juillet 2013 publié au JO le 1er août 2013 vient définir le format informatique du fichier des écritures comptables (ci-après « FEC »), ainsi que les mentions obligatoires qui devront figurer dans ce fichier.

RAPPEL SUR LA REMISE OBLIGATOIRE DU FEC

A compter du 1er janvier 2014, la remise d'un fichier des écritures comptables sera obligatoire pour toutes les entreprises soumises à un contrôle fiscal et tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés (Loi de Finances Rectificative pour 2012). A partir de ce fichier, le vérificateur pourra effectuer des tris, classements, ainsi que tous calculs afin de s'assurer de la concordance entre le fichier des enregistrements comptables remis et les déclarations fiscales. Il pourra ainsi mieux orienter les axes de contrôle, et cibler efficacement, le cas échéant, les demandes de traitements dans le cadre d'un contrôle fiscal informatisé.
Le non-respect de cette nouvelle obligation fait l'objet d'une sanction spécifique, à savoir une amende fixée forfaitairement à 5 ‰ du chiffre d'affaires (ou du montant des recettes brutes) déclaré(es) ou rehaussé(es) par exercice (ou année) soumis(e) à contrôle, sans pouvoir être inférieur à 1 500 €. 

CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DU FEC

Format du FEC : la copie du FEC sera transmise au choix du contribuable, sous forme de :

  • Fichiers à plat, à organisation séquentielle, et structure zonée remplissant certains critères ;
  • Fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD.

Contenu du FEC / Format des données : « L'ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d'un exercice est remis dans un fichier unique, dénommé fichier des écritures comptables, dans lequel les écritures sont classées par ordre chronologique de validation » (nouvel article A 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales).
Le FEC sera obligatoirement composé de 18 à 22 champs de données (en fonction de l'impôt auquel est soumis le contribuable) et le codage des informations devra répondre à certaines exigences (format de date, caractères utilisés, cadrage des zones alphanumériques, etc.).
En accord avec le service vérificateur, lorsque la volumétrie des données est trop importante, le fichier pourra être scindé en plusieurs parties (par période comptable).

Compte tenu des exigences techniques requises et des risques liés à la remise d'un fichier insuffisamment validé, il est recommandé aux entreprises, y compris par l'administration fiscale, de ne pas attendre le jour de la réception de l'avis de vérification pour générer le FEC, mais d'anticiper, et donc de générer et valider le FEC à la clôture de chaque exercice.

DES PRECISIONS ADMINISTRATIVES SONT ATTENDUES...

L'administration fiscale devrait apporter davantage de précisions dans une instruction administrative en septembre/octobre (une notice explicative précisant le contenu technique du fichier est déjà disponible).

ENTREE EN VIGUEUR

L'obligation de remise d'un FEC s'applique rétroactivement à des exercices au titre desquels un avis sera adressé après le 1er janvier 2014, à savoir les exercices 2011, 2012, et 2013 (ou plus en cas de report de déficit par exemple).
S'agissant du format du FEC, le respect des nouvelles normes sera obligatoire pour les contrôles des exercices clos à compter du 1er janvier 2013.
En revanche, une tolérance a été introduite par l'arrêté sur le format accepté pour les exercices 2011 et 2012. En effet, pour ces exercices, l'application des nouvelles normes sera facultative. Les FEC 2011 et 2012 devront respecter a minima le format défini par l'actuel article A 47 A-I du LPF, applicable dans le cadre du système actuel d'option pour la remise du FEC dans le cadre des contrôles fiscaux.

johanna.flament chez fidal.fr

david.treguer chez fidal.fr


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