Pourquoi analyser les frais généraux après une reprise ?

Les frais généraux regroupent l'ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'entreprise mais qui ne participent pas directement à la production ou à la réalisation de la prestation vendue.

Ils comprennent notamment :

• les assurances ;
• les télécommunications ;
• les frais de déplacement ;
• les consommables ;
• les dépenses liées aux locaux ;
• les services administratifs et généraux.

Selon les secteurs d'activité, ces dépenses peuvent représenter une part significative du chiffre d'affaires. Lorsqu'elles n'ont pas été analysées depuis plusieurs années, elles recèlent souvent d'importantes marges d'optimisation.

Pour un repreneur, l'arrivée à la tête de l'entreprise constitue un moment particulièrement favorable pour revoir ces postes de dépenses et mettre en place de nouvelles pratiques de gestion.

Réaliser un état des lieux précis

Avant toute décision, il est indispensable de disposer d'une vision claire des dépenses de l'entreprise. 

L'analyse du compte de résultat, et plus particulièrement du poste « autres charges externes », permet d'identifier les principaux postes de coûts et leur poids financier.

Au-delà des montants, il est utile de comprendre comment chaque achat est géré :

• les contrats ont-ils été renégociés récemment ?
• existe-t-il plusieurs fournisseurs pour une même prestation ?
• des appels d'offres ont-ils été réalisés ?
• les consommations sont-elles suivies et pilotées ?

Cette phase de diagnostic permet de définir les priorités et d'identifier les actions les plus pertinentes.

Les principaux leviers d'optimisation

L'optimisation des frais généraux ne consiste pas à réduire systématiquement les dépenses. L'objectif est avant tout de rechercher le meilleur équilibre entre coût, qualité et niveau de service.

Parmi les leviers les plus efficaces figurent :

Renégocier les contrats existants

Un changement de dirigeant est souvent une excellente occasion de reprendre contact avec les fournisseurs et de réexaminer les conditions tarifaires en place.

Cette démarche permet fréquemment d'obtenir de meilleures conditions commerciales ou de découvrir de nouvelles offres plus adaptées aux besoins de l'entreprise.

Rationaliser le portefeuille fournisseurs

Il n'est pas rare de constater qu'une PME travaille avec un nombre important de fournisseurs pour des prestations similaires. 

Regrouper certains achats permet généralement de simplifier la gestion et de renforcer le pouvoir de négociation de l'entreprise.

Maîtriser les consommations

La réduction des quantités consommées ou l'adaptation de certaines spécifications peuvent générer des économies significatives sans dégrader la qualité du service rendu.

Supprimer les dépenses sans valeur ajoutée

Avec le temps, certaines habitudes ou prestations deviennent moins pertinentes alors qu'elles continuent à être financées. Une analyse régulière permet d'identifier ces dépenses et de les réorienter vers des actions plus utiles au développement de l'entreprise.

Ces compétences font partie des sujets abordés dans la formation "Les compétences du repreneur d'entreprise".